GUIDE DE L’EXPOSANT
VOTRE CONTACT TECHNIQUE
INFORMATIONS PRATIQUES
HORAIRES D’INSTALLATION ET DE DEMONTAGE
| DATES | Installation exposants | Accueil des exposants | Ouverture du salon au public | Démontage exposants |
|---|---|---|---|---|
| 12 Novembre 2024 | 10H00-18H00* | |||
| 13 Novembre 2024 | A partir de 7h00 | 8h15-16h30 | A partir de 16h30 |
* Si vous faites appel à un standiste et que le délai est trop court, merci de nous en informer
LIVRAISON DE COLIS ET MATERIEL
• Livraison uniquement le 12 novembre de 9h00 à 12h30 et 13h30 à 18h00.
• Chaque colis devra porter l’étiquette fournie ci-dessous dûment complétée.
• Si le matériel doit être récupéré, l’enlèvement par transporteur devra se faire le
soir du démontage. Le parc des expositions ne dispose pas d’alvéoles de stockage
ETIQUETTE DE LIVRAISON
AP Média ou le Parc des Festivals ne peuvent être tenus responsables en cas de casse / vol. Aucune des deux structures ne se chargera des frais de réception, dédouanement ou autre (port payé).
Il faudra veiller à bien identifier et sécuriser votre matériel.
ACCES EXPOSANTS
1 – BADGES EXPOSANTS
Pour permettre votre accès au parking et au salon, nous vous demandons d’imprimer vos badges avant l’événement (pour toute personne animant votre stand ou tout fournisseur intervenant pour votre compte) en vous rendant ici :
https://salondesmaires-vaucluse.fr/espace-exposants/
MOT DE PASSE : SMED8425
Une fois que vous aurez cliqué sur l’onglet « BADGES EXPOSANTS » dans votre espace en ligne, vous serez redirigés sur une page où vous retrouverez l’encart suivant, il vous faudra donc créer votre compte ou vous connecter si le compte a déjà été créé:
La création de votre compte sur votre adresse email vous permettra de vous reconnecter pour apporter des modifications à votre badge ou ceux de votre équipe.
Dans les étapes suivantes :
- Vous créerez votre propre badge
- Ensuite, deux cas de figure, soit :
- Votre structure existe déjà dans la liste : vous pourrez vous y rattacher
- Votre structure n’existe pas : vous la créerez et en deviendrez le gestionnaire (la première personne créant la structure en devient gestionnaire)
- Le gestionnaire de la structure peut :
- Modifier le nom de la structure
- Ajouter des collègues
- Télécharger les badges de toute l’équipe
Il vous suffira ensuite de suivre les étapes pour créer votre badge.
Pensez svp à imprimer vos badges avant le salon. Porte-badges et cordons vous seront remis à l’accueil du salon
2 – ACCES AU PARC DES EXPOSITIONS AVIGNON
Adresse : 800, chemin des Félons 84140 Montfavet – France HALL A
Accès aux parkings :
Le jour de l’installation vous pourrez accéder au plus proche du Hall A pour décharger les voitures, afin de permettre à chacun de décharger son véhicule, merci de ne pas rester stationnés une fois votre matériel déchargé et d’aller vous garer plus loin.
Le jour Congrès, merci de vous garer exclusivement sur le grand parking exposants pres des Hall G et K.
SERVICES SUR LE SALON
• WIFI
L’espace dispose d’une connexion wifi, débit non garanti.
Vous pouvez commander une connexion wifi premium via les commandes supplémentaires de votre espace exposant.
• RESTAURATION
Le matin, le petit déjeuner d’accueil des visiteurs sera servi sur les stands, chaque exposant se verra attribuer une dotation petit déjeuner (viennoiseries) et des points café seront disposés dans l’espace.
Une dotation cocktail sera servie à chaque exposant le midi pour quelques personnes.
Vous avez cependant le choix de faire appel au traiteur de votre choix pour vous faire livrer sur votre stand le midi.
• MOBILIER
Pour toute commande de mobilier supplémentaire, celle-ci passe directement par notre prestataire ALIANCE MOBILIER.
Rendez-vous sur leur site : https://aliance-mobilier.com/fr/
Sélectionnez le mobilier que vous souhaitez dans votre panier, créez votre compte, rattachez votre commande au salon souhaité et validez la commande.
Pour toute question n’hésitez pas à contacter directement ALIANCE MOBILIER par email : commerce1@aliance-mobilier.com ou par téléphone au 07 57 00 50 09 ou 05 61 39 16 56.
AMENAGEMENTS DU STAND
STAND CLE EN MAIN
L’organisateur met à la disposition des exposants des cloisons de stand en bon état. Afin de maintenir la qualité de ce matériel, l’exposant ne doit pas utiliser d’autres accroches que des cimaises, des chainettes et crochets, de la patafix ou du scotch (non fournis par l’organisateur).
Exemple d’un stand de 9m2
A chaque superficie de stand correspond un équipement
| Surfaces stand | Dotation(s) | Rampe(s) de spots |
|---|---|---|
| 6m² – 12m² | 1 table 3 chaises | 1 |
| 18m² | 2 tables 6 chaises | 2 |
Composition de mon stand équipé :
- Cloisons de mitoyenneté, couleur blanc (hauteur 2,40m), traverse de façade en structure foncée,
- Enseigne drapeau double face 40*20cm,
- Accès pour alimentation électrique, prévoir des rallonges (non fournies par l’organisateur),
- 1 rampe de 3 spots lumineux,
- Moquette de couleur bleue sur les stands (enlèvement du polyane à votre charge le jour de votre installation),
- 1 dotation mobilier comprenant : 1 table rectangulaire (1.10 x 0,70) + 3 chaises.
Si vous souhaitez installer votre propre mobilier, nous pouvons enlever la dotation fournie avec votre stand. Merci de l’indiquer dans les documents à remplir « Descriptif de stand ».
STAND NU
Le stand nu est livré avec un accès électrique et moquette mais sans enseigne, sans cloisons, sans mobilier, sans spots lumineux (à votre charge). Faire la demande à l’organisateur pour avoir un stand nu.
Tout aménagement de stand dépassant une hauteur de 2,40 mètres doit être soumis à l’approbation de l’organisateur du salon, nous faire parvenir un plan décorateur.
COMMISSION DE SECURITE
Passage de la commission de sécurité, le 12 novembre 2025. Les aménagements doivent être terminés. Présence obligatoire du responsable de votre stand si vous exposez des produits dangereux. Le chargé de sécurité du salon examinera la conformité de votre stand.
Les exposants devront être en capacité de fournir sur demande les procès-verbaux de classement au feu des matériaux de décoration utilisés et de montage de stand si fait par un standiste.
GARDIENNAGE
L’organisateur se charge de la surveillance générale du salon dans les meilleures conditions mais il s’agit d’une obligation de moyens et non de résultat. La surveillance des aménagements des stands demeure sous la responsabilité exclusive de l’exposant (ne laisser aucun objet de valeur en dehors des heures d’ouverture, être particulièrement vigilant durant les périodes de montage et de démontage des stands).